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エッセイ176:会議の機能と会議活性化のチェックリスト

 今回は、エッセイ171回(会議の六悪を見つめ直してみました)の続編になります。
 会議活性化を目指して、20年前に作成したチェックシートをリメイクしてみました。会議のあり方やツールが様変わりしていることから、自己満足になりはしないか気にしながらの作業でした。目的は会議の六悪追放ですが、大切なことは、現状実態を客観的な眼で把握することから始めたいのです。その上で、原因を見つけ出し、それぞれの考える理想の会議活性化につなげて頂きたいと願っております。

会議の機能と会議活性化のためのチェックリスト

 会議には、いくつかの機能があります。
 会議は“意思決定”の場であり、“相互理解・共有化”の場です。これが基本だと思います。
さらに、意思決定のために必要な“情報提供・収集”、“報告・連絡・相談”、“調整”という機能が必要になってきます。会議の内容次第で、 “報告・連絡”、“情報提供”だけで事足りる場合もありますし、“情報収集”だけの場合もあるでしょう。当然、“質疑応答”は、どのようなケースでもついて回ります。議題によっては、“英知の結集(知恵を出し合う)”という様相を呈することもありましょう。
 会議の議題と求められる機能によって、出席者の人数とメンバーの選出、想定される所要時間が大きく異なります。定例的な会議であれば、それほど気を遣わなくて済みそうですが、緊急の議題やプロジェクト活動では、運営主催者の知恵の出し所、腕の見せ所となりましょう。円滑な議事進行のために準備万端整えることは当然として、出席者が事前に意見・対案を用意して臨めるように、会議の案内状を練りに練って作成し配信することも求められます。
 最近もそうですが、案内状で気になることがあります。ビジネス文書の基本から逸脱した不備な案内状を、しばしば見かけることです。基本的なビジネススキルが身についている人材(それも管理者クラス)が、残念ながら少ないように思います。そのようなことを感じながら、活性化した会議の実現を目指して、20年前のチェックリストを見直し再登場させてみました。参加者数の多少にかかわらず、Face to Faceの会議やミーティング活性化にお使い頂きましたら幸いです。

   (2018.9.5記)


          【会議・ミーティングのチェックリスト】
*「会議やミーティングの実態はどうなっていますか?」事実をシッカリChe~ck *

1. 会議の案内が、口頭や他の人から聞いただけで全員に伝えていないことがある
2. 事前連絡が無く、急遽呼び出されて出席するように言われることがある
3. 会議の予定や内容が、曖昧なことが何度かある
4. 会議の開催目的が不明なことがある
5. 欠席者が時々いる。その理由の一つが、連絡ミスだったりすることがある
6. 席次がいつも同じで、それも役職順。それが慣習のようになっている
7. 予定時間通りに始まらない、終わらないことが時々ある
8. いつ始まっていつ終了したのか、ハッキリしないことがある
9. 「徹底的に議論しよう」と言っておきながら、机の配置が議論になじまない学校形式で進めることがよくある
10. 掲示や回覧、或いはEメールで済むようなことが、時々取りあげられる
11. 「本音を聞かせて欲しい」と言わせるだけ言わせておいて、「上の方で検討させて頂く」「今、検討中」で、終わることがある
12. 説明や報告の時間が長すぎ、肝心なことを議論する時間が不足して、保留のまま散会することがある
13. 本質にはほど遠い枝葉の話や特定の人の余分な話が長かったりで、「もう、いい加減に勘弁してよ」と感じてしまうことがある
14. 会議に関係のない資料作りや資料研究を、平気で行っている人がいる
15. 電話や別件等で離席する人がいる。それに対して会議の主催責任者が注意すらしない
16. 提案もしないで、人の意見を批評するだけの人(評論家風)がいる
17. 積極的な提言をすると、その人にお鉢が回ってきそうになるので、意見をひかえる雰囲気がある
18. 前向きな議論だったのに、結局従来のやり方に落着くことがよくある
19. 始めから結論が決まっていて、会議の必要性がないと感じることがある
20. 議論が右往左往したまま終始する、或いは的外れの議論になることがある
21. プロジェクターやOHPで発表する時、照明を全て消して、真っ暗な中で説明をする傾向がある
22. 影響力の強い役職者の一言や、声の大きさで決まることがある
23. 議事の進行が行き詰まると、誰かに丸投げをして、責任だけ押付けて権限を与えないことがある
24. 意思決定できる判断材料が用意されているのに、結論を先送りしてしまう
25. 過去の議事録が無いので、以前議論したことが再度繰り返されることがある
26. 結論に至らなかった場合、次回までの課題が不明確なまま散会することがある

                                (2018.8.20改訂①)

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